Przejdź do treści
tolarz.plOpisz problem
Menu

Usługa · KSeF

Integracja KSeF z systemem firmy

Faktury powstają w ERP, CRM albo systemie zleceń bez modułu KSeF? Łączę ten system z KSeF, a numer, UPO i faktury od dostawców wracają tam, gdzie pracujesz.

Opisz problem

Kontakt i rozmowa wstępna są bezpłatne.

od 1 500 zł netto

Bogusław Tolarz · aktualizacja: 26 października 2026

Faktura VAT

FV/2026/10/0147

Zlecenie
Z-4471
Nabywca
Hotel Pod Lipami
Brutto
1 845,00 zł
  1. 9:12wystawiona w systemie zleceń
  2. 9:12wysłana do KSeF jako FA(3)
  3. 9:13numer KSeF zapisany przy fakturze
  4. 9:13UPO zapisane, faktura do księgowości
Przykład na wymyślonej firmie.

1.

KSeF w firmie: sześć rzeczy do ustalenia

Przed połączeniem programów ustalamy miejsce wystawiania faktur, dostęp i sposób obsługi dokumentów. Oddzielamy obowiązek wystawiania od odbierania faktur.

  1. 1.02.2026

    firmy ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 roku

  2. 1.04.2026

    pozostali podatnicy VAT, w tym jednoosobowe firmy i MŚP

  3. 1.01.2027

    koniec odroczenia dla sprzedaży objętej limitem 10 tys. zł brutto miesięcznie

Odroczenie dotyczy wystawiania faktur objętych limitem 10 tys. zł brutto miesięcznie. Po przekroczeniu limitu obowiązek zaczyna się od faktury, która go przekracza. Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje od lutego 2026, także przy odroczonym wystawianiu.

Źródło terminów i zasad dostępu: ksef.podatki.gov.pl oraz zasady limitu, stan na 26 października 2026.

Arkusz przygotowania

  • Dostęp do KSeF

    Jednoosobowa firma: profil zaufany, mObywatel albo podpis. Spółka: pieczęć kwalifikowana albo ZAW-FA.

  • Uprawnienia

    Kto wystawia, kto przegląda, kto pobiera faktury zakupowe. Osobno biuro rachunkowe.

  • Dostęp dla programu

    Token lub certyfikat do uwierzytelniania. Sprawdzamy uprawnienia i ważność certyfikatów, a przy obsłudze offline także wymagania dotyczące kodów QR.

  • Gdzie powstają faktury

    Program księgowy, ERP, CRM, system zleceń, sklep. Ustalamy, które miejsca już mają moduł KSeF, a które wymagają połączenia.

  • Faktury zakupowe

    Kto je pobiera, kto zatwierdza i jak trafiają do księgowości.

  • Plan na awarię

    Kto wystawia w trybie offline i pilnuje, żeby faktury trafiły do KSeF w terminie.

2.

Gotowy moduł czy integracja przez API

Najpierw sprawdzam, czy program, w którym powstają faktury, ma moduł KSeF. Od tego zależy zakres prac i cena.

Czy program, w którym powstają faktury, ma moduł KSeF?

Tak, moduł obsługuje wymagany obieg

Wystarczy konfiguracja

Program do faktur, Comarch Optima, Subiekt, Symfonia, enova365. Ustawiam dostęp, uprawnienia, serie i pobieranie faktur zakupowych.

Konfiguracja gotowego modułuod 1 500 zł netto

Brakuje modułu lub wymaganej funkcji

Potrzebna integracja

Sprawdzam gotowe połączenia. Jeśli nie obsługują procesu, buduję integrację przez API. Sama liczba programów nie przesądza o potrzebie nowego połączenia.

Integracja systemu przez APIod 4 900 zł netto

Sprzedajesz na Allegro, w sklepie albo przez BaseLinkera? Obieg zamówień i faktur opisuję osobno: KSeF na Allegro i w sklepie internetowym →

3.

Droga faktury w obie strony

Tak wygląda dzień w firmie serwisowej, która wystawia faktury we własnym systemie zleceń napisanym kilka lat temu na zamówienie.

Faktura sprzedażowa

z systemu zleceń do KSeF

  1. 9:12Zlecenie zamknięte

    System zleceń wystawia fakturę jak dotąd.

  2. 9:12Plik FA(3)

    Integracja przygotowuje plik faktury w strukturze KSeF i wysyła go z uprawnieniami firmy.

  3. 9:13Numer KSeF i UPO

    Wracają do zlecenia i są zapisane przy fakturze.

  4. 9:13Księgowość

    Faktura trafia do Comarch Optima do zaksięgowania.

  • KSeF odrzuca fakturę

    Na przykład przez błędny NIP. Biuro dostaje komunikat z numerem zlecenia i polem do poprawy.

  • KSeF nie działa

    System stosuje ustalony tryb, zapisuje status i pilnuje terminu wysyłki. Osobno obsługuje odrzucenie błędnego dokumentu.

Faktura zakupowa

z KSeF do systemu zleceń

  1. co godzinęPobranie z KSeF

    Integracja sprawdza, czy przyszły nowe faktury od dostawców.

  2. Zatwierdzenie

    Kierownik zatwierdza fakturę w systemie zleceń, przy zleceniu, którego dotyczy.

  3. Księgowość

    Zatwierdzona faktura idzie do biura rachunkowego albo obiegu dokumentów.

Przykład na wymyślonej firmie.

W standardowym odbiorze przez KSeF datą otrzymania jest dzień nadania numeru, nawet przed pobraniem pliku. Tryb awaryjny i udostępnienie poza KSeF mają odrębne zasady. Pobieranie i akceptację ustawiamy według obiegu firmy.

4.

Co obejmuje integracja z KSeF

Zakres i warunki odbioru ustalamy przed pracą. Testujemy poprawne faktury, błędy, ponowienia i dostęp przed wysyłką rzeczywistych dokumentów. FA(3) to struktura pliku faktury, a UPO to urzędowe poświadczenie odbioru.

Poz.Element integracji
01Zamiana faktury z Twojego systemu na plik w strukturze FA(3).
02Połączenie tokenem albo certyfikatem KSeF i odnawianie dostępu.
03Wysyłka, odbiór numeru KSeF i UPO, zapis obu przy fakturze.
04Czytelny komunikat przy odrzuceniu zamiast kodu błędu.
05Obsługa uzgodnionych trybów offline, dokumentów dla nabywcy, kodów QR i terminów dosłania.
06Pobieranie faktur zakupowych do księgowości albo obiegu dokumentów.
07Faktury korygujące tą samą drogą.
08Testy faktur, korekt, odrzuceń i ponowień bez tworzenia duplikatów.

5.

Gdy KSeF nie działa

Sposób wystawienia, udostępnienia nabywcy i późniejszej wysyłki zależy od trybu. Integracja rozróżnia przerwę w dostępie od odrzucenia faktury i informuje o sprawach wymagających poprawy.

Offline24

Wybór wystawcy lub problem z połączeniem. Termin liczony od wystawienia.

następny dzień roboczy

Niedostępność KSeF

Prace serwisowe ministerstwa. Termin liczony od ich zakończenia.

następny dzień roboczy

Awaria ogłoszona przez MF

Termin liczony od zakończenia awarii.

7 dni roboczych

Awaria całkowita

Odrębny tryb ogłoszony w środkach społecznego przekazu.

bez dosyłania

Źródło: ksef.podatki.gov.pl, tryby szczególne wystawiania faktur, stan na 26 października 2026. O tym, który tryb zastosować, decyduje Twoja księgowa.

6.

Od przeglądu do faktur w KSeF

  1. etap 1

    Przegląd

    Gdzie powstają faktury, jakie masz systemy, ile faktur miesięcznie.

  2. etap 2

    Propozycja i cena

    Konfiguracja albo integracja. Cenę i termin znasz przed startem.

  3. etap 3

    Budowa

    Połączenie z KSeF, numer i UPO, faktury zakupowe, kolejka.

  4. etap 4

    Testy

    Faktury, korekty, odrzucenia i tryb offline na środowisku testowym.

  5. etap 5

    Uruchomienie

    Uruchomienie w firmie, instrukcja dla biura i ustalenie, kto reaguje na błędy.

Cennik

Konfiguracja gotowego modułuod 1 500 zł netto

Integracja systemu przez APIod 4 900 zł netto

Dokładną cenę podaję po przeglądzie. Odpowiadam za technikę, decyzje podatkowe zostają przy Twojej księgowej.

7.

Pytania o integrację KSeF

Kto to jest integrator KSeF?
Firma albo osoba, która łączy system przedsiębiorstwa z KSeF przez API udostępnione przez Ministerstwo Finansów. W tej roli pracuję dla firm, których program nie ma gotowego modułu.
Jak połączyć fakturowanie z KSeF?
Jeśli program ma moduł KSeF, trzeba go skonfigurować: dostęp, token albo certyfikat, serie i uprawnienia. Jeśli nie ma, potrzebna jest integracja przez API albo przeniesienie wystawiania faktur do programu, który to potrafi.
Kto w firmie powinien mieć dostęp do KSeF?
Osoby, które wystawiają faktury, osoby, które odbierają faktury zakupowe, i biuro rachunkowe. Każdy dostaje tylko te uprawnienia, których potrzebuje.
Czy potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
Jednoosobowej firmie wystarczy profil zaufany albo mObywatel. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zgłoszenie ZAW-FA.
Co, jeśli KSeF odrzuci fakturę?
Integracja zapisuje powód odrzucenia i pokazuje go osobie, która wystawiła fakturę. Po poprawce faktura wychodzi ponownie.
Czy każdą fakturę z KSeF trzeba zaksięgować?
To pytanie do księgowej. Technicznie ustawiam to tak, żeby każda faktura z KSeF trafiała do zatwierdzenia, zanim pójdzie do księgowości.
Ile kosztuje integracja KSeF?
Konfiguracja gotowego modułu od 1 500 zł netto, integracja systemu przez API od 4 900 zł netto. Dokładną cenę podaję po przeglądzie.

Napisz, w jakich programach powstają Twoje faktury.

Programy
w których wystawiasz faktury
Liczba faktur
mniej więcej w miesiącu
Faktury zakupowe
kto je dziś odbiera

Odpowiem, czy wystarczy konfiguracja, czy potrzebna jest integracja, i ile to będzie kosztowało.

Zapytaj o integrację

Kontakt i rozmowa wstępna są bezpłatne.